2007年11月7日規程第91号

(目的)

第1条 この規程は、平成19年2月15日研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)(平成26年2月18日 文部科学大臣決定による改正)の趣旨を踏まえ、適正かつ効率的な競争的資金等の管理及び監査を行うことのできる体制を構築し、及び運営することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において用いる用語の定義については下記のとおりとする。

(1) 競争的資金等

文部科学省又は文部科学省が所管する独立行政法人等から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金

(2) 配分機関

本学に対して、前号の競争的資金等を配分する機関(文部科学省、文部科学省が所管する独立行政法人等)

(3) 構成員等

本学に所属する非常勤を含む、研究者、名誉教授、客員研究員、事務職員、技術職員及びその他関連する者

(4) 不正

故意若しくは重大な過失による競争的資金等の他の用途への使用又は競争的資金等の交付の決定の内容やこれに付した条件に違反した使用

(5) コンプライアンス教育

不正を事前に防止するために、構成員等に対し、自身が取り扱う競争的資金等その他の研究資金の使用ルールやそれに伴う責任、自らのどのような行為が不正に当たるのかなどを理解させるために実施する教育

(最高管理責任者)

第3条 本学に、競争的資金等の運営・管理について、本学全体を統括し最終責任を負う者(以下「最高管理責任者」という。)を置く。

2 最高管理責任者は、学長をもって充てる。

3 最高管理責任者は、不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じるものとする。また、次条の統括管理責任者及び第5条のコンプライアンス推進責任者が責任をもって競争的資金等の運営・管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮するものとする。

(統括管理責任者)

第4条 本学に、最高管理責任者を補佐し、競争的資金等の運営・管理について、本学全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者(以下「統括管理責任者」という。)を置く。

2 統括管理責任者は、外国学研究所長をもって充てる。

3 統括管理責任者は、不正防止対策の組織横断的な体制を統括する責任者であり、不正防止対策の基本方針に基づき、本学全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を最高管理責任者に報告するものとする。

(コンプライアンス推進責任者)

第5条 本学に、競争的資金等の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ者(以下「コンプライアンス推進責任者」という。)を置く。

2 コンプライアンス推進責任者は、外国学研究所長及び事務局長をもって充てる。

3 コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、下記の対策を行うものとする。

(1) 本学における不正防止対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告する。

(2) 不正防止を図るため、競争的資金等の運営・管理に関わる全ての構成員等に対し、コンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督する。

(3) 本学等において、構成員等が、適切に競争的資金等の管理・執行を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。

(ルールの明確化・統一化)

第6条 統括管理責任者は、競争的資金等に係る事務処理手続に関するルールについて、下記の観点から見直しを行い、明確かつ統一的な運用を図る。

(1) 競争的資金等の運営・管理に関わる全ての構成員等にとって分かりやすいようにルールを明確に定め、ルールと運用の実態が乖離していないか、適切なチェック体制が保持できるか等の観点から点検し、必要に応じて見直しを行う。

(2) 本学としてのルールの統一を図る。

(3) ルールの全体像を体系化し、競争的資金等の運営・管理に関わる全ての構成員等に分かりやすい形で周知する。

2 競争的資金等にかかる契約、旅費及び謝金支給等の会計に関する取扱いは、研究費執行マニュアル等別に定めのある場合を除き、会計規程等によるものとする。

(職務権限の明確化)

第7条 統括管理責任者は、競争的資金等の事務処理に関する構成員等の権限と責任について、学内で合意を形成し、明確に定めて理解を共有する。

2 統括管理責任者は、業務の分担の実態と職務分掌規程の間に、乖離が生じないよう適切な職務分掌を定める。

3 統括管理責任者は、各段階の関係者の職務権限を明確化し、また、職務権限に応じた明確な決裁手続きを定める。

(関係者の意識向上)

第8条 コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、競争的資金等の運営・管理に関わる全ての構成員等に、自らのどのような行為が不正に当たるのかをしっかりと理解させるため、コンプライアンス教育(本学の不正対策に関する方針及びルール等)を実施する。実施に際しては、受講者の受講状況及び理解度について把握する。

2 コンプライアンス推進責任者は、コンプライアンス教育における遵守義務を理解させ、意識の浸透を図るために、競争的資金等の運営・管理に関わる全ての構成員等に対し、受講の機会等に誓約書等の提出を求める。なお、誓約書等は、関係規則を遵守すること、及び不正を行った場合の責任負担等を明記したものとする。

3 全ての構成員等は、神戸市外国語大学における行動規範に則って競争的資金等の運営・管理にあたる。

(準用)

第9条 告発、調査、認定、及び不服申立て等に関しては、神戸市外国語大学における研究活動上の不正行為の防止に関する規程の第9条から第30条の規定を準用する。ただし、下記のとおり、読み替えるものとする。

(1) 「担当理事」を「統括管理責任者」へ

(2) 「研究活動上の不正行為」を「競争的資金等の不正使用」へ

(3) 「不正行為」を「不正使用」へ

(4) 「資金配分機関」を「配分機関」へ

(5) 「当該研究に係る論文、実験、観察ノート、生データその他の資料」を「競争的資金等の不正使用に係る資料」へ(第18条第1項)

(6) 「当該研究が適正な方法及び手続に則って行われたこと並びに当該論文等がそれに基づいて適切な表現により記載された」を「競争的資金等が適切に使用された」へ(第18条第3項)

(7) 「不正行為と認定された研究に係る論文等の各著者の当該論文等及び当該研究における役割」を「不正使用の相当額」へ(第19条第1項第2号)

(8) 「公表までに調査事案が外部に洩出していた場合及び論文等に故意によるものでない誤りがあった場合は、」を「公表までに調査事案が外部に洩出していた場合は、」へ(第25条第2項)

(9) 「不正行為は行われていないこと(論文等に故意等によるものでない誤りがあった場合は、そのことを含む。)」を「不正使用は行われていないこと」へ(第25条第2項)

(配分機関への報告及び調査への協力等)

第10条 統括管理責任者は、調査の実施に際し、調査方針、調査対象及び方法等について配分機関に報告、協議するものとする。

2 告発等の受付から210日以内に、調査結果、不正発生要因、不正に関与した者が関わる他の競争的資金等における管理・監査体制の状況、再発防止計画等を含む最終報告書を配分機関に提出する。期限までに調査が完了しない場合であっても、調査の中間報告を配分機関に提出するものとする。

3 前項の報告書の様式については、別途定めるものとする。

4 調査の過程であっても、不正の事実が一部でも確認された場合には、速やかに認定し、配分機関に報告する。

5 前各号のほか、配分機関の求めに応じ、調査の終了前であっても、調査の進捗状況及び調査の中間報告を当該配分機関に提出する。また、調査に支障がある等、正当な事由がある場合を除き、当該事案に係る資料の提出又は閲覧、現地調査に応じる。

(不正防止計画)

第11条 最高管理責任者は、不正を発生させる要因がどこにどのような形であるのか、本学全体の状況を体系的に整理・評価することにより、不正を発生させる要因に対応する具体的な不正防止計画を策定する。

2 最高管理責任者は、率先して不正防止計画に対応することを本学の内外に表明するとともに、自ら当該計画の進捗管理に努めるものとする。

3 統括管理責任者は、本学全体の観点から不正防止計画を推進し、具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するものとする。

(適正な予算執行及び事務処理)

第12条 統括管理責任者は、不正防止計画を踏まえ、下記のとおり、適正な予算執行及び事務処理を行うものとする。

(1) 予算の執行状況を検証し、実態と合ったものになっているか確認する。予算執行が当初計画に比較して著しく遅れている場合は、研究計画の遂行に問題がないか確認し、問題があれば改善策を講じる。

(2) 発注段階で支出財源の特定を行い、予算執行の状況を遅滞なく把握できるようにする。

(3) 不正な取引は構成員等と業者の関係が緊密な状況で発生しがちであることに鑑み、癒着を防止する対策を講じる。このため、不正な取引に関与した業者への取引停止等の処分方針を本学として定め、本学の不正対策に関する方針及びルール等を含め、周知徹底し、一定の取引実績(回数、金額等)や機関におけるリスク要因・実効性等を考慮した上で誓約書等の提出を求める。

(4) 発注・検収業務については、原則として、事務部門が実施することとし、当事者以外によるチェックが有効に機能するシステムを構築・運営し、運用する。ただし、研究の円滑かつ効率的な遂行等の観点から、研究者による発注を認める場合は、一定金額以下のものとするなど明確なルールを定めた上で運用する。その際、研究者本人に、第7条第3項に示す権限と責任について、あらかじめ理解を促す。

(5) 物品等において、発注した当事者以外の検収が困難である場合であって、一部の物品等について検収業務を省略する例外的な取扱いとする場合は、件数、リスク等を考慮し、抽出方法・割合等を適正に定め、定期的に抽出による事後確認を実施する。

(6) 特殊な役務(データベース、プログラム、デジタルコンテンツ開発・作成、機器の保守・点検など)に関する検収について、実効性のある明確なルールを定めた上で運用する。

(7) 非常勤雇用者の勤務状況確認等の雇用管理については、原則として事務部門が実施する。

(8) 換金性の高い物品については、適切に管理する。

(9) 研究者の出張計画の実行状況等を事務部門で把握・確認できる体制とする。

(相談窓口の設置)

第13条 競争的資金等の使用に関するルール等について、本学の内外からの相談を受け付けるため、外国学研究所に相談窓口を設置する。

(外部への公表)

第14条 最高管理責任者は、競争的資金等の不正への取組に関する本学の方針等を外部に公表する。

(モニタリング及び監査制度)

第15条 最高管理責任者は、競争的資金等の適正な管理のため、本学全体の視点から、モニタリング及び監査制度を整備し、実施する。

(内部監査)

第16条 内部監査室は、毎年度定期的に、ルールに照らして会計書類の形式的要件等が具備されているかなど、財務情報に対するチェックを一定数実施する。また、競争的資金等の管理体制の不備の検証も行う。

2 内部監査室は、前項に加え、第11条第3項に規定する統括管理責任者との連携を強化し、リスクを踏まえ、本学の実態に即して要因を分析した上で、不正が発生するリスクに対して、重点的にサンプルを抽出し、抜き打ちなどを含めたリスクアプローチ監査を実施する。

3 内部監査室と監事との連携を強化する。

(調査への協力)

第17条 統括管理責任者は、文部科学省等が行う履行状況調査等の調査について協力することとする。

(施行細目の委任)

第18条 この規程の施行に関し必要な事項は、最高管理責任者が定める。

附 則

この規程は、2007年11月7日から施行する。

附 則

この規程は、2015年4月1日から施行する。

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